7 Enkla steg för att komma igång med Kobbr

I den här artikeln delar vi tips och tricks för att komma igång med Kobbr. Vi tar dig igenom de viktigaste inställningarna du bör göra första gången så att du är redo att skicka professionella offerter så snabbt som möjligt.

Helt ny användare? → Besök Hubben för mer information och resurser.

‍Den här guiden är speciellt framtagen för dig som precis har fått tillgång till plattformen eller blivit Kobbr-kund. Du behöver inga förkunskaper, bara lite tid och vilja att bygga ett system som håller.
Allra först kan du logga in i Kobbr.

Steg 1: Företagsinformation

Gå till Inställningar → Företagsinformation och gör följande:

• Kontrollera företagsnamnet. Det här är namnet som visas i dina offerter.
• Justera SMS-användarnamnet. Det här är namnet kunden ser när de tar emot SMS från dig. Observera att SMS-namnet max kan vara 11 tecken och bara innehålla bokstäver (A–Z), siffror och mellanslag, det här är internationella SMS-regler.
• Om det är aktuellt, välj favorit leverantör. Den här leverantören visas automatiskt som standard när du väljer produkter i offerterna.
• Ange standard timpris för arbete. Det här är timpriset som används som utgångspunkt när du bygger upp dina produkter.

Steg 2: Standardinställningar för offerter

Under Inställningar → Standardinställningar för offerter kan du ange vad som ska gälla automatiskt för alla nya offerter. Det här sparar dig mycket manuellt arbete framöver.

Här kan du bland annat:

• Välja om offerten som standard ska vara en prisuppskattning
• Välja att visa enbart totalsumma (utan pris detaljer på varje punkt)
• Ange giltighetstid på offerterna
• Bifoga fasta förbehåll → till exempel en länk till en webbsida eller en PDF med villkor. Dessa följer då automatiskt med på varje enskild offert oavsett vem i företaget som skickar den.
• Justera standardtexten för offerten högst upp i offerten

Justera meddelandetexten som skickas ut tillsammans med offerten →
‍Tips: Lägg in förbehållen en gång här så slipper montören, rörmokaren och snickaren att tänka på det ute i fält.

Steg 3: Chatt och meddelanden

Under "Chatt och meddelanden" kan du anpassa kommunikationen med kunderna:

• Redigera meddelandet som skickas i chatten när en offert levereras – gör det kortare, längre eller mer personligt.
• Ange förväntad svarstid så att kunden vet när de kan förvänta sig återkoppling.
• Lägg till en ansvarig för uppföljning som får notiser om en kund skickar ett meddelande utan att få svar. Det är särskilt användbart om någon i teamet är sjuk eller inte tillgänglig.

Steg 4: Leverantörer och prisfiler

OBS! Gå vidare till steg 5 om du inte använder prisfiler från leverantör.
Under "Leverantörer och prisfiler" kan du hämta in uppdaterade priser på två sätt:

Metod 1: FTP-server
Stora leverantörer och grossister har en FTP-server där prisfilerna uppdateras löpande. Kobbr kan koppla upp sig mot servern och automatiskt uppdatera dina priser.

För att komma igång behöver du:

• Leverantörens namn
• Användarnamn och lösenord till FTP-servern
• URL till FTP-servern

När uppgifterna är på plats hämtar Kobbr priserna automatiskt och håller dem uppdaterade framöver.
‍→ Tips: Du kan kontakta leverantören direkt för att få tillgång till FTP-uppgifterna eller ta hjälp av din kontaktperson på Kobbr. Du kan också kontakta oss via formuläret här.

Metod 2: Skicka prisfilen direkt

Många leverantörer erbjuder prisfiler i Excel- eller CSV-format. Skicka filen till din kundansvariga på Kobbr eller direkt till Kobbr, så hjälper vi dig att lägga in den. Enkelt och smidigt.

‍

Steg 5: Användare och roller

Under “Användare och roller” kan du lägga till alla medarbetare som ska använda Kobbr, oavsett om de ska skapa offerter eller bara följa status på jobb och projekt.

• Klicka "Lägg till ny användare", välj roll och ge åtkomst.
• Du kan enkelt anpassa rollerna och bestämma vad de kan se, göra och skicka. 💡

→ Tips för juniorer och lärlingar: Ställ in rollen så att offerten "inte skickas direkt till kund" utan går till "intern kontroll" först. Då kan en mer erfaren kollega läsa igenom och godkänna offerten innan den skickas vidare. Det gör det enklare och tryggare att låta nya medarbetare komma igång i systemet.

Steg 6: Anpassa offertens utseende

Öppna en offert för att se hur den presenteras för kunden. Här kan du anpassa designen så att offerten matchar företagets profil och känns professionell från första intrycket.

Du kan bland annat ändra:

• Bakgrundsbilden högst upp i offerten
• Färger och bakgrund
• Bilden längst ner i offerten
• “Om oss”-texten med företagsbeskrivning
• Kontaktuppgifter och adress

Ta gärna kontakt med Kobbr-teamet om du vill ha hjälp med att byta bilder eller anpassa designen. Vi hjälper dig att skapa ett professionellt och enhetligt uttryck mot dina kunder.

‍

‍

Steg 7: Bygg upp biblioteket

Det sista steget är att sätta upp ditt bibliotek som är hjärtat i Kobbr och gör det väldigt enkelt för dina kollegor att skapa offerter snabbt.

Se till att du har:

• Produkter inlagda med korrekta priser
• Leverantörer anslutna, om det är relevant
• Förbehåll sparade och redo att användas
• Paket och mallar för olika typer av jobb eller rum

Tänk på paketen som färdiga offertmallar. När en montör är ute hos kund kan de enkelt välja ett paket och anpassa det efter behov istället för att börja från början varje gång.

→ Tips: Om du ansvarar för Kobbr internt kan det vara värt att lägga lite extra tid på att bygga upp biblioteket ordentligt från start. Det förenklar vardagen för hela teamet och gör arbetet betydligt mer effektivt.

Redo att komma igång?

Logga in i Kobbr och börja skapa offerter snabbare och enklare.

Du hittar också massor av hjälpsamma videor på vår YouTube-kanal och i Kobbr Hub där vi går igenom funktioner, tips och arbetsflöden.

Behöver du hjälp? Kontakta oss gärna så hjälper vi dig vidare.

Lycka till med Kobbr!